Helmig + Weber

Projekt: Kassenführung und digitales Kassenarchiv
Jahr: 2021
Werkzeug: DATEV Kassenarchiv-Online
Start: Sofort!

Herausforderung

Laut BMF-Schreiben vom 26.11.2010 muss ein Kassensystem alle Buchungsdaten im Detail sowie weitere Daten elektronisch und unveränderbar aufzeichnen sowie mindestens 10 Jahre archivieren. Steuerlich relevant sind danach: Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten. Ferner legen die Finanzbehörden großen Wert darauf, dass die Vollständigkeit der Daten prüfbar ist, z. B. durch fortlaufende Nummern. Die Archivierung kann in einem nachgeschalteten System erfolgen. Die Daten müssen bei Betriebsprüfungen elektronisch in einem auswertbaren Format zur Verfügung gestellt werden, womit eine direkte Schnittstelle zur IDEA-Software der Prüfer gemeint ist.

Lösung

Das DATEV Kassenarchiv online ist eine sichere Alternative zur alleinigen Speicherung der Daten im Kassensystem. Mit ihm können Sie sämtliche Kassendaten GOBD-konform und sicher in der DATEV-Cloud archivieren. Die Daten werden aus Ihrer Kassensoftware einfach per Knopfdruck übertragen, wenn Ihr Kassenhersteller die kostenlose Schnittstelle integriert hat. Der Zugang zu Kassenarchiv online erfolgt über E-Mail-Adresse und Passwort.

Um sämtliche Vorteile der Software nutzen zu können, müssen Kassenhersteller die Schnittstelle für DATEV Kassenarchiv online implementieren. Ein manuelles Hochladen der Kassendaten ist auch ohne Schnittstelle jederzeit möglich.

Auf diesem Weg werden zusätzliche Dokumente archiviert, die der Betriebsprüfer im Prüfungsfall verlangen kann. Dazu gehören zum Beispiel Bedienungsanleitungen, Speisekarten, Sonderaktionen.

Umsetzung

Das Unternehmen muss sich für die Nutzung des DATEV Kassenarchiv online registrieren und einen Vertrag über die Nutzung mit DATEV schließen. (Die Logistik übernehmen wir für Sie).

Die Übertragung der Kassendaten erfolgt durch manuellen und/oder automatisierten Upload der Kassendaten über den Webbrowser oder der technischen DATEV-Schnittstelle. Der manuelle Upload ist für den Kunden mit erhöhten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der GoBD-Konformität verbunden (vor Dateneingang bei DATEV).

Das DATEV Kassenarchiv online bietet die Möglichkeit des Datenexports. Die Datenbereitstellung erfolgt im Prüfungsfall über den Steuerpflichtigen, der weiterhin vollen Zugriff auf seine Daten im DATEV Rechenzentrum hat. Die Erstellung eines Datenträgers mit den exportierten Daten erfolgt in Eigenverantwortung des Steuerpflichtigen.

Voraussetzung für die Gewährleistung der Datenzugriffsrechte ist die Übersendung der Daten in einem für die Finanzverwaltung maschinell auswertbaren Format. Sofern die Daten nicht dieser Voraussetzung entsprechen (z. B. verschlüsselt), muss der Kunde in eigener Verantwortung die Auswertbarkeit gegenüber der Finanzverwaltung gewährleisten (z. B. Vorhaltung des Produktiv-Systems).

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