August 2026

Liebe Mandanten und Freunde der Kanzlei,

die Sommerferien in Hessen sind vorbei, die Urlaubskoffer größtenteils wieder verstaut und in vielen Unternehmen kehrt der gewohnte Arbeitsalltag zurück. Nach den ruhigeren Sommerwochen nimmt das Geschäft wieder Fahrt auf und gleichzeitig beginnt eine wichtige Phase das Jahres: Die verbleibenden Monate 2026 wollen geplant und erste Weichen für das kommende Jahr gestellt werden.

Passend dazu haben wir für unseren August-Newsletter wieder aktuelle Themen aus Steuern, Wirtschaft und Unternehmenspraxis für Sie zusammengestellt. Wir werfen unter anderem einen Blick auf die neuen Regelungen der EU-KI-Verordnung, erinnern an die nächste Stufe bei der E-Rechnung und greifen aktuelle steuerliche Entscheidungen zur Kassenführung sowie zu Signing Boni und Wechselprämie auf.

Außerdem möchten wir Ihnen in dieser Ausgabe eine neue Rubrik vorstellen: "Von Mandanten häufig gefragt." Hier greifen wir künftig Fragen auf, die uns im Kanzleialltag immer wieder begegnen und geben Ihnen eine erste verständliche Einordnung. Zum Start geht es um die Frage, wann nicht genommener Urlaub ausgezahlt werden kann bzw. muss.

Und weil gerade die zweite Jahreshälfte häufig von wichtigen unternehmerischen Entscheidungen geprägt ist, möchten wir Sie auch daran erinnern: Ob Investitionen, Personal, Digitalisierung oder die Planung für 2027 - sprechen Sie uns gerne frühzeitig an. Gemeinsam können wir steuerliche und betriebswirtschaftliche Fragestellungen einordnen und den Blick nach vorne richten.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Durchlesen und einen guten Start nach der Ferienzeit. Sollten sich aus den vorgestellten Themen Fragen ergeben, stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne persönlich zur Verfügung.

Herzliche Grüße

Für das gesamte Team von Helmig+Weber

Ihr Andreas Weber

EU-KI-Verordnung: Neue Transparenzpflichten gelten seit August 2026

Künstliche Intelligenz ist in vielen Unternehmen längst Teil des Arbeitsalltags. KI-gestützte Anwendungen werden beispielsweise für die Erstellung von Texten und Bildern, im Marketing, bei Recherchen oder im Kundenservice eingesetzt. Mit dem 2. August 2026 ist nun eine weitere wichtige Stufe der europäischen KI-Verordnung (AI Act) erreicht: Die Transparenzpflichten nach Artikel 50 sind seit diesem Zeitpunkt anzuwenden.

Die neuen Vorgaben betreffen insbesondere Situationen, in denen für Menschen erkennbar sein soll, dass künstliche Intelligenz eingesetzt wurde. So müssen Nutzer bei bestimmten Anwendungen darüber informiert werden, wenn sie unmittelbar mit einem KI-System interagieren. Weitere Vorgaben betreffen unter anderem KI-generierte oder manipulierte Inhalte, Deepfakes sowie bestimmte KI-generierte Texte zu Themen von öffentlichem Interesse. Auch beim Einsatz von Systemen zur Emotionserkennung oder biometrischen Kategorisierung bestehen besondere Informationspflichten.

Für Unternehmen bedeutet das allerdings nicht, dass nun jeder intern mit KI erstellte Text oder jede Nutzung von Anwendungen wie ChatGPT automatisch gekennzeichnet werden muss. Entscheidend sind der konkrete Einsatzbereich und die jeweilige Rolle des Unternehmens, etwa, ob ein Unternehmen ein KI-System lediglich nutzt oder selbst als Anbieter auftritt. Gerade bei öffentlich ausgespielten Inhalten, automatisierter Kundenkommunikation oder speziellen KI-Anwendungen kann deshalb eine genauere Betrachtung erforderlich sein. Die EU-Kommission hat hierzu im Juli ergänzende Leitlinien veröffentlicht, die die praktische Anwendung der neuen Transparentpflichten konkretisieren.

Unternehmen, die KI bereits einsetzen, sollten daher zumindest einen Überblick darüber haben, welche KI-Anwendungen im Unternehmen genutzt werden und wofür sie eingesetzt werden. Neben den neuen Transparenzregeln bleibt auch die bereits bestehende Verpflichtung zur ausreichenden KI-Kompetenz der mit KI befassten Mitarbeitenden ein wichtiges Thema. Die KI-Verordnung wird zudem schrittweise weiter anwendbar, die jetzigen Änderungen sind also ein weiterer Baustein des europäischen Rechtsrahmen für künstliche Intelligenz.

Praktische Orientierung bietet der KI-Compliance-Kompass der Bundesnetzagentur: https://www.bundesnetzagentur.de/DE/Fachthemen/Digitales/KI/2_Risiko/kompass/start.html. Er unterstützt Unternehmen dabei, einen ersten Überblick über mögliche Pflichten nach der KI-Verordnung zu erhalten und die eigene Rolle beim Einsatz von KI-Systemen besser einzuordnen. Ergänzend hat die Europäische Kommission im Juli 2026 Leitlinien veröffentlicht, die insbesondere die neuen Transparenzpflichten konkretisieren.

E-Rechnung: Die nächste Stufe rückt näher

Über die Einführung der E-Rechnung und die damit verbundenen gesetzlichen Anforderungen haben wir Sie bereits informiert. Da nun die nächste wichtige Stufe der Umstellung näher rückt, möchten wir das Thema noch einmal aufgreifen und Sie an die bevorstehenden Fristen erinnern.

Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Vorgaben für elektronische Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Eine E-Rechnung ist dabei nicht einfach eine per E-Mail verschickte PDF-Datei. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Bereits seit 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Für das Ausstellen von Rechnungen gelten bislang noch Übergangsregelungen. Bis zum 31. Dezember 2026 können Unternehmen grundsätzlich weiterhin Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, beispielsweise PDF-Rechnungen verwenden.

Ab dem 1. Januar 2027 endet diese allgemeine Übergangsfrist. Für Unternehmen, deren Grundumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, gilt unter den gesetzlichen Voraussetzungen noch eine weitere Übergangsregelung bis Ende 2027.

Warum das Thema ab 2027 noch wichtiger wird
Mit dem Ende der Übergangsregelung kommt künftig noch ein weiterer Punkt hinzu: Auch die technische Qualität einer E-Rechnung gewinnt an Bedeutung.

Weist eine E-Rechnung bestimmte technische Formatfehler auf, kann sie steuerlich nicht als E-Rechnung, sondern lediglich als sogenannte sonstige Rechnung gelten. Solange sonstige Rechnungen aufgrund der Übergangsregelungen noch zulässig sind, bleibt dies häufig ohne unmittelbare Folgen. Sobald für den Rechnungsaussteller jedoch die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht, kann eine technisch fehlerhafte Rechnung grundsätzlich dazu führen, dass keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Damit kann auch der Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers zumindest vorübergehend gefährdet sein.

Unternehmen sollten deshalb künftig nicht nur darauf achten, E-Rechnungen erstellen und empfangen zu können. Auch die technische Prüfung und Validierung sollte in den Rechnungsprozess einbezogen werden. Dabei gilt allerdings: Nicht jede Fehlermeldung eines Validierungsprogramms führt automatisch zu einem steuerlichen Problem. Entscheidend ist, um welche Art von Fehler es sich handelt. Technische Formatfehler können relevant sein, während andere Hinweise oder Geschäftsregelfehler nicht zwingend Auswirkungen auf die steuerliche Anerkennung haben.

Fehlerhafte Rechnungen können grundsätzlich berichtigt werden. Dennoch kann dies zu Rückfragen, zusätzlichem Aufwand und möglicherweise zu Verzögerungen beim Vorsteuerabzug führen. Warum wir jetzt nochmal darauf hinweisen: Der Jahreswechsel 2026/2027 ist nicht mehr weit entfernt. Unternehmen, für die die allgemeine Übergangsfrist zum Jahresende ausläuft, sollten ihre Rechnungsprozesse deshalb frühzeitig überprüfen.

Dabei geht es nicht nur um die Erstellung einer E-Rechnung. Auch Empfang, Prüfung, Weiterverarbeitung, Validierung und Archivierung sollten in den betrieblichen Abläufen berücksichtigt werden. Die E-Rechnung ist damit längst kein Zukunftsthema mehr.

Sprechen Sie uns gerne zeitnah an, sollten Sie Fragen hierzu haben.

Schätzung bei mangelhafter Kassenführung

Eine ordnungsgemäße Kassenführung gehört insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben zu den zentralen Anforderungen an die Buchführung. Das Finanzgericht Hessen hat in einem aktuellen Fall erneut deutlich gemacht, welche Folgen erhebliche Mängel bei den Kassenaufzeichnungen haben können: Sind die Aufzeichnungen nicht vollständig und nachvollziehbar, darf die Finanzverwaltung die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Im konkreten Fall hielt das Gericht einen pauschalen Zuschlag von 5 % auf die erklärten Umsätze für angemessen.

Besonders hohe Anforderungen gelten dort, wo ein wesentlicher Teil der Einnahmen in bar erzielt wird, beispielsweise in der Gastronomie, im Einzelhandel oder bei anderen bargeldintensiven Geschäftsmodellen. Die Finanzverwaltung muss nachvollziehen können, wie die aufgezeichneten Einnahmen zustande gekommen sind. Bei Bargeschäften ist insbesondere sicherzustellen, dass die Programmierung und Einrichtung des Kassensystems lückenlos dokumentiert wird. Bei elektronischen Kassen müssen zudem die erforderlichen Kassendaten und Unterlagen vollständig aufbewahrt werden. Hierzu gehören insbesondere vollständige und fortlaufende Tagesendsummenbons (Z-Bons). Bei offenen Ladenkassen müssen die täglichen Bareinnahmen ebenfalls ordnungsgemäß und nachvollziehbar ermittelt und dokumentiert werden; von besonderer Bedeutung sind dabei die täglichen Kassenberichte und die nachvollziehbare Ermittlung des Kassenbestandes.

Fehlen wesentliche Unterlagen, bestehen Lücken in den Aufzeichnungen oder lassen sich die erklärten Einnahmen nicht zuverlässig überprüfen, kann die Buchführung ihre Beweiskraft verlieren. Die Finanzbehörde ist dann berechtigt und unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch verpflichtet, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen. Dabei können zusätzliche Umsätze und Gewinne angesetzt werden, die wiederum Auswirkungen auf die Einkommen- bzw. Körperschaftsteuer, die Gewerbesteuer und die Umsatzsteuer haben können. Der vom Finanzgericht im konkreten Verfahren bestätigte Zuschlag von 5 % ist dabei kein allgemeingültiger Pauschalsatz. Die Höhe einer Schätzung richtet sich stets nach den Umständen des jeweiligen Einzelfalls.

Die Entscheidung zeigt damit vor allem, welche Bedeutung einer vollständigen und nachvollziehbaren Kassendokumentation zukommt. Gerade bei überwiegenden Bargeschäften können formelle Mängel dazu führen, dass die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen infrage gestellt wird und die Finanzverwaltung die erklärten Werte nicht vollständig zugrunde legt.

Ob Mängel in der Kassenführung eine Schätzung rechtfertigen und welche steuerlichen Folgen sich daraus ergeben können, hängt von jedem Einzelfall ab. Wenn Sie Fragen zu Ihrer Kassenführung, den erforderlichen Aufzeichnungen oder den steuerlichen Anforderungen an Ihr Kassensystem haben, sprechen Sie uns gerne an.

Handgeld, Signing Bonus & Co. - BFH klärt steuerliche Behandlung

Prämien für die Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags sind längst nicht mehr nur im Profisport üblich. Auch Unternehmen außerhalb des Sports setzen sogenannte Signing Fees, Signing Boni, Antritts- oder Wechselprämien ein, um gefragte Fachkräfte zu gewinnen. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat sich nun mit der bilanziellen Behandlung solcher Zahlungen beschäftigt. Ausgangspunkt war ein Profifußballclub, der Spielern bei Abschluss eines Arbeitsvertrags ein Handgeld zahlte.

Im entschiedenen Fall stellte der BFH klar: Ist die Gegenleistung des Spielers für das Handgeld bereits mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags vollständig erbracht, muss für die Zahlung nicht allein deshalb ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten über die Laufzeit des Arbeitsvertrags gebildet werden. Soweit der Verein für den Spieler allerdings zusätzlich eine Transferentschädigung zahlen musste, kann das Handgeld als Anschaffungsnebenkosten dem bilanzierungsfähigen Wirtschaftsgut "exklusive Nutzungsmöglichkeit an dem Spieler (Spielererlaubnis)" zuzuordnen sein. Die steuerliche Behandlung hängt damit wesentlich von der konkreten Ausgestaltung der Vereinbarung ab.

Die Entscheidung ist auch über den Profisport hinaus interessant. Gerade in Branchen mit ausgeprägtem Fachkräftemangel werden Wechsel- oder Antrittsprämien zunehmend als Instrument der Personalgewinnung eingesetzt. Bei gewöhnlichen Arbeitsverhältnissen sind solche Zahlungen allerdings häufig an eine bestimmte Mindestdauer des Arbeitsverhältnisses gekoppelt. Scheidet der Mitarbeitende vor Ablauf dieses Zeitraums aus, muss die Prämie beispielsweise ganz oder anteilig zurückgezahlt werden. In diesen Fällen erstreckt sich die Gegenleistung des Arbeitnehmers über einen längeren Zeitraum, sodass weiterhin eine aktive Rechnungsabgrenzung in Betracht kommen kann.

Das BFH-Urteil zeigt damit vor allem, dass es für die bilanzielle Behandlung einer Wechsel- oder Antrittsprämie nicht allein auf ihre Bezeichnung ankommt. Entscheiden ist vielmehr, wofür die Zahlung tatsächlich geleistet wird und welche Bedingungen vertraglich damit verbunden sind. Eine Prämie ausschließlich für die Vertragsunterzeichnung kann bilanziell anders zu beurteilen sein als eine Zahlung, die an eine mehrjährige Betriebstreue oder weitere Verpflichtungen geknüpft ist.

Aus der Kanzlei: Gemeinsam vorausschauend planen

Die zweite Jahreshälfte ist für viele Unternehmen eine wichtige Planungsphase. Nach den Sommermonaten rücken Entscheidungen in den Fokus, die nicht nur das laufende Geschäftsjahr betreffen, sondern häufig bereits die Weichen für das kommende Jahr stellen. Geplante Investitionen, Personalentscheidungen, Finanzierungen, Veränderungen betrieblicher Prozesse oder neue Digitalisierungsprojekte können dabei ebenso eine Rolle spielen wie die ersten Überlegungen zum Jahresabschluss und zur Unternehmensplanung für 2027.

Gleichzeitig verändern sich die steuerlichen und gesetzlichen Rahmenbedingungen kontinuierlich. Neue Regelungen, aktuelle Rechtsprechung oder veränderte Anforderungen der Finanzverwaltung können Auswirkungen auf unternehmerische Entscheidungen haben. Einige dieser Entwicklungen haben wir in diesem Newsletter aufgegriffen: von der E-Rechnung über aktuelle Entscheidungen zur Kassenführung bis hin zu neuen Vorgaben rund um den Einsatz künstlicher Intelligenz.

Gerade bei größeren unternehmerischen Vorhaben können steuerliche und betriebswirtschaftliche Fragestellungen eng miteinander verbunden sein. Deshalb verstehen wir unsere Aufgabe nicht nur darin, zurückliegende Zahlen abzubilden, sondern Entwicklungen frühzeitig einzuordnen und gemeinsam mit Ihnen den Blick nach vorne zu richten. Welche Themen dabei relevant sind, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, deshalb sprechen Sie uns gern an.

Von Mandanten häufig gefragt: Kann ich meinen Mitarbeitenden nicht genommenen Urlaub einfach auszahlen?

Gerade wenn sich zum Jahresende Urlaubstage angesammelt haben oder ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt, taucht immer wieder die Frage auf: Kann der noch offene Urlaub einfach ausgezahlt werden? Grundsätzlich lautet die Antwort: Nein. Urlaub dient der Erholung und soll deshalb tatsächlich genommen werden. Eine Auszahlung anstelle des Urlaubs ist während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses grundsätzlich nicht vorgesehen.

Anders sieht es aus, wenn das Arbeitsverhältnis endet und noch Urlaubsansprüche bestehen, die bis zum Ausscheiden nicht mehr genommen werden können. In diesem Fall sieht das Bundesurlaubsgesetz ausdrücklich eine sogenannte Urlaubsabgeltung vor: Der noch bestehende Urlaubsanspruch wird in einem finanziellen Anspruch umgewandelt und mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgezahlt. Wichtig für Arbeitgeber ist dabei auch der Blick auf noch offene Urlaubsansprüche aus vergangenen Zeiträumen. Gesetzlicher Urlaub verfällt nicht in jedem Fall automatisch. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts muss der Arbeitgeber seine Mitarbeitenden grundsätzlich konkret über ihren bestehenden Urlaubsanspruch informieren, sie zur Inanspruchnahme auffordern und rechtszeitig darauf hinweisen, dass der Urlaub andernfalls verfallen kann. Wurde dieser Mitwirkungspflicht nicht ausreichend nachgekommen, können bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses unter Umständen noch ältere Urlaubsansprüche bestehen, die dann abzugelten sind.

Auch die Berechnung der Urlaubsabgeltung kann im Einzelfall Fragen aufwerfen, etwa bei wechselnder Arbeitszeit, variablen Vergütungsbestandteilen, längerer Krankheit oder besonderen arbeits- bzw. tarifvertraglichen Regelungen. Die Urlaubsabgeltung ist dabei ein Geldanspruch, für den nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses auch Verjährungs- oder wirksame Ausschlussfristen eine Rollen spielen können.

Kurz gesagt:
Urlaub während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses einfach auszuzahlen, ist grundsätzlich nicht möglich. Endet das Arbeitsverhältnis und kann vorhandener Resturlaub nicht mehr genommen werden, muss dieser grundsätzlich abgegolten werden.

Wie viele Urlaubstage bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses tatsächlich noch bestehen und wie eine mögliche Urlaubsabgeltung zu behandeln ist, hängt von der individuellen Situation ab. Wenn Sie hierzu Fragen haben, sind wir gern für Sie da.