November 2026

Liebe Mandanten und Freunde der Kanzlei,

auch im November beschäftigt uns die Frage, wie digitale Zusammenarbeit im Alltag gut gelingt. Rechnungen kommen in neuen Formaten an, Unterlagen werden elektronisch ausgetauscht und die Anmeldung erfolgt per Smartphone. Vieles wird dadurch einfacher, manches wirft aber auch Fragen auf. Einige davon greifen wir in dieser Ausgabe unseres Newsletters auf.

Top-Thema unseres November-Newsletters ist erneut die E-Rechnung. Auch wenn wir Sie bereits mehrfach darüber informiert haben, gewinnt das Thema mit dem näher rückenden Jahreswechsel weiter an Bedeutung: Die nächste Stufe der Einführung steht unmittelbar bevor. Deshalb erläutern wir noch einmal, für wen welche Fristen gelten und was sich für die Buchführung und die Zusammenarbeit mit unserer Kanzlei verändert. Außerdem informieren wir über die verpflichtende elektronische Datenübermittlung bei Betriebsprüfungen der Rentenversicherung ab 2027 und die Möglichkeiten einer Inventur außerhalb des Bilanzstichtags. Zwei Gerichtsentscheidungen betreffen Sonderabschreibung für neu geschaffenen Mietwohnraum und die Ist-Besteuerung bei freiwillig bilanzierenden Freiberuflern.

In unserer Rubrik "Von Mandanten häufig gefragt" beantworten wir aktuelle Fragen zu gefälschten ELSTER-Nachrichten, Zahlungen über DATEV Bank online und dem Zugang mit SmartLogin. Unter "Aus unserer Kanzlei" nehmen wir Sie außerdem mit zu unserem Zukunftsforum III, einem Tag, an dem wir gemeinsam gelernt, unsere Weiterentwicklung gestaltet und anschließend beim Grillen Zeit miteinander verbracht haben.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen. Sollten sich Fragen ergeben, stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne persönlich zur Verfügung.

Herzliche Grüße

Für das gesamte Team von Helmig+Weber

Ihr Andreas Weber

Top-Thema: E-Rechnung - was sich zum Jahreswechsel für Ihre Buchführung ändert

Im August haben wir Sie über die nächste Stufe bei der Einführung der E-Rechnung informiert. Da die allgemeine Übergangsfrist zum Jahresende ausläuft, greifen wir das Thema noch einmal auf. Im Mittelpunkt stehen diesmal zwei Fragen: Für wen ändert sich ab Januar etwas? Und was bedeutet das für die Zusammenarbeit mit der Buchführung.

Welche Fristen gelten für den Versand?
Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Unternehmen für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich noch Papierrechnungen oder mit Zustimmung des Empfängers einfache PDF-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Rechnungsaussteller, deren maßgeblicher Gesamtumsatz im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro betrug, für die erfassten Umsätze grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Entscheidend ist dabei der Zeitpunkt, zu dem die Leistung erbracht wird.

Liegt der Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 Euro, kann die verlängerte Übergangsregelung grundsätzlich noch bis zum 31. Dezember 2027 genutzt werden. Ab dem 1. Januar 2028 endet auch diese Frist. Gesetzliche Ausnahmen, etwa für Kleinbetragsrechnungen oder Rechnungen von Kleinunternehmern, bleiben bestehen. Für den Empfang gilt die Umsatzgrenze nicht: Inländische Unternehmen müssen bereits seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können.

Was bedeutet das für die Buchführung?
Auch Unternehmen, die für den eigenen Versand noch ein Jahr Zeit haben, können ab Januar häufiger E-Rechnungen von ihren Lieferanten erhalten. Für die Weitergabe an die Buchführung ist deshalb wichtig, welche Datei vorliegt. Ein Rechnungsprogramm kann die Daten einer E-Rechnung lesbar anzeigen und Angaben wie Rechnungsnummer und Betrag übernehmen. Die Prüfung, ob die Rechnung zur Bestellung oder zur erbrachten Leistung passt, bleibt weiterhin Teil des betrieblichen Ablaufs.

Wird eine E-Rechnung zur internen Prüfung als PDF angezeigt, erleichtert diese Ansicht das Lesen. Für die Aufbewahrung muss jedoch mindestens der strukturierte Teil der E-Rechnung unverändert in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Eine daraus erzeugte PDF-Ansicht oder ein Ausdruck allein genügt dafür nicht.

Wenn Sie unsicher sind, welche Frist für Ihr Unternehmen gilt oder wie Sie E-Rechnungen für Ihre Buchführung bereit stellen können, sprechen Sie uns gerne an. Gemeinsam klären wir, was sich zum Jahreswechsel für Ihren Betrieb ändert.

Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung: Ab 1. Januar 2027 ist die Datenübermittlung für alle Arbeitgeber Pflicht

Für Abrechnungszeiträume ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Arbeitgeber die prüfungsrelevanten Daten elektronisch an den zuständigen Rentenversicherungsträger übermitteln. Das gilt auch für Betriebe, die bisher von der elektronischen Übermittlung befreit waren. Die bisherige Befreiungsmöglichkeit endet für Abrechnungszeiträume nach dem 31. Dezember 2026.

Bei der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) erhält die Deutsche Rentenversicherung die für die Prüfung benötigten Daten in digitaler Form. Für Daten aus der Entgeltabrechnung gilt die Pflicht zur elektronischen Übermittlung bereits seit dem 1. Januar 2023, für prüfungsrelevante Daten aus der Finanzbuchhaltung seit dem 1. Januar 2025. Für beide Bereiche konnten Arbeitgeber bislang beim zuständigen Rentenversicherungsträger einen Verzicht auf die elektronische Übermittlung beantragen.

Was bedeutet das für eine Betriebsprüfung im Jahr 2027? Entscheidend ist, welche Abrechnungszeiträume geprüft werden. Findet die Prüfung erst 2027 statt, kann eine bewilligte Befreiung für die davon erfassten Zeiträume bis Ende 2026 weiterhin gelten. Sobald die Prüfung Abrechnungszeiträume ab Januar 2027 umfasst, sind die entsprechenden Daten elektronisch zu übermitteln.

Für Betriebe, die bislang eine Befreiung genutzt haben, ist der Jahreswechsel ein guter Zeitpunkt, um die Zuständigkeiten zu klären. Werden Entgeltabrechnung und Finanzbuchhaltung an unterschiedlichen Stellen geführt, stellt sich insbesondere die Frage, wer welche Daten für die Prüfung bereitstellt.

Die relevanten Personalunterlagen sammeln wir für Sie in DATEV Personal. So können wir bei einer Prüfung auf die dort hinterlegten Nachweise zugreifen und sehen, welche Unterlagen gegebenenfalls noch fehlen. Wenn für Ihren Betrieb bisher eine Befreiung galt oder Sie Fragen zur Vorbereitung einer Prüfung haben, sprechen Sie uns gerne an. Gemeinsam klären wir, welche Daten und Unterlagen benötigt werden und wer sie bereitstellt.

Inventur zum Jahresende

In vielen Unternehmen steht zum Jahresende die Inventur an. Gerade wenn zwischen den Feiertagen weniger Mitarbeitende im Betrieb sind oder das Jahresendgeschäft noch läuft, ist der 31. Dezember für die Bestandsaufnahme nicht immer der günstigste Termin. Das Handelsrecht lässt unter bestimmten Voraussetzungen auch andere Termine und Verfahren zu.

Kaufleute müssen grundsätzlich zum Ende jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen. Darin werden die Vermögensgegenstände und Schulden mit ihren jeweiligen Werten erfasst. Die Inventur liefert dafür die Grundlage. Für den Jahresabschluss ist entscheidend, dass der Bestand zum Bilanzstichtag nachvollziehbar ermittelt und bewertet werden kann.

Bei einer stichtagsnahen Inventur können die Bestände in der Regel innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag aufgenommen werden. Liegt der Zähltermin beispielsweise am 28. Dezember, müssen die Wareneingänge und Warenabgänge bis zum 31. Dezember anhand von Belegen oder Aufzeichnungen nachvollzogen werden. So lässt sich aus dem gezählten Bestand der Bestand am Bilanzstichtag nach Menge und Wert ermitteln.

Welche Alternativen gibt es?
Bei der zeitverschobenen Inventur kann die Bestandsaufnahme innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Bilanzstichtag stattfinden. Der dabei ermittelte Bestandswert wird anschließend auf den Bilanzstichtag fortgeschrieben oder zurückgerechnet. Das schafft mehr Spielraum bei der Terminwahl, setzt aber voraus, dass sich die Wertveränderungen über den längeren Zeitraum nachvollziehbar ermitteln lassen.

Bei der permanenten Inventur werden die Bestände laufend in der Lagerbuchführung erfasst. Die körperliche Aufnahme kann über das Geschäftsjahr verteilt werden, sofern die Bestände mindestens einmal jährlich überprüft werden und sich der Bestand am Bilanzstichtag zuverlässig aus den Aufzeichnungen ableiten lässt. Daneben ist eine Stichprobeninventur möglich. Sie setzt ein anerkanntes mathematisch-statistisches Verfahren voraus, dessen Ergebnis ebenso aussagekräftig ist wie das einer vollständigen körperlichen Bestandsaufnahme.

Welches Verfahren für Ihren Betrieb infrage kommt, hängt unter anderem von Ihren Beständen und der Qualität Ihrer Lageraufzeichnungen ab. Wenn Sie die Bestandsaufnahme außerhalb des Bilanzstichtags planen, sprechen Sie uns gerne vorab an. Gemeinsam können wir klären, welche Voraussetzungen gelten und welche Unterlagen wir für den Jahresabschluss benötigen.

Sonderabschreibung nach § 7b EStG: Wenn aus einer Wohnung wieder zwei werden

Die Sonderabschreibung nach § 7b EStG soll die Schaffung neuer Mietwohnungen fördern. Die Frage, ob eine Wohnung steuerlich als neu gilt, kann sich auch bei einem Umbau im Bestand stellen. Das Finanzgericht Düsseldorf hat entschieden, dass durch die erneute Trennung zweier lange miteinander verbundener Doppelhaushälften eine neue Wohnung entstehen kann. Im entscheidenden Fall hatten die Eigentümer zwei ursprünglich selbstständige Doppelhaushälften im Jahr 2001 zu einer gemeinsamen Wohnung verbunden. Rund 20 Jahre später trennten sie die Haushälften baulich wieder und vermieteten anschließend eine davon. Das Finanzamt versagte die Sonderabschreibung mit der Begründung, die Wohnung habe bereits vor der Zusammenlegung bestanden.

Für das Finanzgericht war dagegen der Zustand unmittelbar vor dem Umbau maßgeblich. Zu diesem Zeitpunkt gab es nur eine Wohnung. Durch die bauliche Trennung entstanden zwei selbstständige Wohneinheiten. Da die damalige Zusammenlegung und die spätere Trennung weder zeitlich noch sachlich zusammenhingen, wertete das Gericht die wiederhergestellte Wohnung als neu im Sinne der Förderregelung. Es erkannte die Sonderabschreibung dem Grunde nach an und gab der Klage teilweise statt. Das Gericht ließ die Revision zu (Urteil vom 21. Juli 2026, Az. 12 K 823/26 E).

Das Urteil zeigt, dass die Sonderabschreibung auch bei einem Umbau im Bestand in Betracht kommen kann, wenn dadurch zusätzlicher Mietwohnraum entsteht. Ob die Förderung im Einzelfall möglich ist, hängt auch von den weiteren gesetzlichen Voraussetzungen ab. Wenn Sie bestehenden Wohnraum aufteilen oder durch einen Umbau eine zusätzliche Mietwohnung schaffen möchten, sprechen Sie uns gerne frühzeitig an. Gemeinsam können wir die steuerlichen Voraussetzungen für Ihr Vorhaben prüfen.

Umsatzsteuer bei Freiberuflern und warum die Gewinnermittlung eine Rolle spielt

Viele Freiberufler ermitteln ihren Gewinn durch eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Dabei werden die Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenübergestellt. Grundsätzlich zählt, wann das Geld tatsächlich eingeht oder ausgegeben wird. Auch bei der Umsatzsteuer kann der Zahlungseingang entscheidend sein: Hat das Finanzamt die sogenannte Ist-Besteuerung gestattet, muss die Umsatzsteuer erst abgeführt werden, wenn der Kunde bezahlt hat. Das ist ein Vorteil für die Liquidität. Bei der regulären Soll-Besteuerung entsteht die Umsatzsteuer grundsätzlich bereits für den Zeitraum, in dem die Leistung ausgeführt wurde. Geht die Zahlung erst später ein, muss der Unternehmer die Steuer zunächst vorfinanzieren.

Doch was gilt, wenn Freiberufler ihren Gewinn freiwillig durch eine vollständige Buchführung mit Bilanz statt durch eine EÜR ermitteln? Mit dieser Frage hat sich der Bundesfinanzhof beschäftigt. Im entschiedenen Fall hatte eine Partnerschaft aus Rechtsanwälten, Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern freiwillig bilanziert und zugleich die Ist-Besteuerung beantragt. Ihre Umsätze lagen über der jeweils geltenden Umsatzgrenze. Der BFH bestätigte die Ablehnung durch das Finanzamt: Wer für steuerliche Zwecke freiwillig bilanziert, kann die besondere Regelung zur Ist-Besteuerung für freie Berufe nicht in Anspruch nehmen (Urteil vom 16. April 2026, Az. VR 16/24).

Eine wichtige Ausnahme bleibt bestehen: Beträgt der maßgebliche Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro, kann das Finanzamt die Ist-Besteuerung auf Antrag nach der allgemeinen Umsatzgrenzenregelung gestatten. Eine freiwillige Bilanzierung steht dem grundsätzlich nicht entgegen. Der Wechsel von der EÜR zur Bilanzierung kann somit auch Auswirkungen auf die Umsatzsteuer und die Liquidität haben. Wenn Sie eine Änderung Ihrer Gewinnermittlung planen, sprechen Sie uns gerne frühzeitig an. Gemeinsam betrachten wir, welche steuerlichen Folgen damit verbunden sind.

Von Mandanten häufig gefragt: Wie nutze ich ELSTER und DATEV sicher und was hilft bei Zugangsproblemen?

Digitale Anwendungen erleichtern die Zusammenarbeit mit unserer Kanzlei. Im Alltag tauchen dazu aber immer wieder Fragen auf: Ist die E-Mail von ELSTER echt? Warum funktioniert eine Zahlung in DATEV Bank online nicht? Und wie gelingt die Anmeldung bei MyDATEV? Drei Themen, die uns derzeit häufig begegnen.

ELSTER fordert mich per E-Mail zur Bestätigung meiner Daten auf, muss ich reagieren?

Aktuell erhalten einige unserer Mandanten Nachrichten, die angeblich von ELSTER oder der Finanzverwaltung stammen. Darin werden sie beispielsweise aufgefordert, persönliche Angaben zu bestätigen oder ihre Bankverbindung für eine vermeintliche Steuererstattung einzugeben. Hinter solchen Nachrichten können betrügerische Versuche stecken, vertrauliche Daten abzugreifen, sogenanntes Phishing. Auch die Finanzverwaltung warnt davor. Die Steuerverwaltung fordert niemals per E-Mail sensible Informationen wie Ihre Steuernummer, Kontoverbindung, Kreditkartendaten oder PIN an. Es gibt allerdings echte E-Mail-Benachrichtigungen, etwa über ein bereitgestelltes Dokument. Zur Überprüfung öffnen Sie die offizielle Seite www.elster.de selbst im Browser. Nutzen Sie keinen Link aus einer verdächtigen Nachricht und öffnen Sie keine darin enthaltenen Anhänge. Wenn Sie unsicher sind, sprechen Sie uns gerne an, bevor Sie reagieren. Haben Sie bereits Zugangsdaten auf einer verdächtigen Seite eingegeben, ändern Sie die betroffenen Passwörter umgehend über den offiziellen Zugang. Bei weitergegebenen Bank- oder Zahlungsdaten kontaktieren Sie bitte unverzüglich Ihre Bank.

Zahlungen über DATEV Bank online funktionieren nicht, was kann ich tun?

Für die Zahlungsabwicklung über DATEV Bank online muss neben dem DATEV-Zugang auch die Verbindung zu Ihrer Bank funktionieren. Für einen möglichst einfachen Ablauf setzen wir auf die Anbindung über HBCI. Damit können Zahlungen aus Bank online über den eingerichteten Bankzugang übermittelt werden. Wenn Zahlungen nicht ausgeführt werden können oder wiederholt Anmeldeprobleme auftreten, melden Sie sich bitte bei uns. Gemeinsam können wir eingrenzen, ob die Bankverbindung, das Freigabeverfahren oder der DATEV-Zugang betroffen ist. Bitte übermitteln Sie uns dabei keine Passwörter, PIN oder TAN.

Wie melde ich mich bei MyDATEV an?

Für die Anmeldung können Sie Ihren bereits eingerichteten DATEV SmartLogin nutzen. Am Computer funktioniert das über einen QR-Code:

1. Öffnen Sie "myDATEV-Portal".
2. Wählen Sie auf der DATEV-Anmeldeseite DATEV SmartLogin als Anmeldeverfahren.
3. Öffnen und entsperren Sie die SmartLogin-App auf Ihrem Smartphone.
4. Scannen Sie mit der App den QR-Code auf Ihrem Computerbildschirm und bestätigen Sie die Anmeldung. Falls zusätzlich Ihr DATEV-Konto abgefragt wird, folgen Sie den Hinweisen auf der Anmeldeseite.

Scannen Sie dabei nur den QR-Code auf der von Ihnen selbst geöffneten DATEV-Anmeldeseite. Falls SmartLogin noch nicht eingerichtet ist, Sie ein neues Smartphone haben oder eine benötigte Anwendung nicht angezeigt wird, unterstützen wir Sie gerne bei der Einrichtung beziehungsweise der Prüfung Ihres Zugangs.

Aus unserer Kanzlei: Die Welt verändert sich und wir entwickeln uns für Sie weiter

Neue Anforderungen, digitale Möglichkeiten und veränderte Erwartungen prägen unseren Alltag. Wir möchten diese Veränderungen aktiv gestalten, für Sie als Mandanten und für die Menschen in unserem Team. Deshalb haben wir uns bei unseren diesjährigen Zukunftsforen gemeinsam Zeit für die Weiterentwicklung unserer Kanzlei genommen. Am 29. Oktober 2026 fand unser drittes und letztes Zukunftsforum für das Jahr 2026 statt.

Im Workshop am Vormittag standen unsere Strategie, aber vor Allem die Einführung in unser rollen-, entwicklungs- und kompetenzbasiertes Organisationsmodell im Mittelpunkt. Dabei ging es um klare Verantwortlichkeiten, das Zusammenspiel unserer Rollen und die Frage, wie jeder seine Fähigkeiten einbringen und weiterentwickeln kann, um in der immer agiler werdenden Arbeitswelt, bestmögliche Unterstützung und Arbeit für Sie, unsere Mandanten, bieten zu können.

Für unser Team schafft das Orientierung und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten. Für Sie bedeutet es besser abgestimmte Abläufe und Kompetenzen, die wir gezielt ausbauen, um Ihre Anliegen auch künftig zeitgemäß, zuverlässig und vorausschauend zu begleiten. Anschließend wurde bei uns im Büro gemeinsam gegrillt. Alle Eindrücke vom Morgen haben wir beim Grillen auf uns wirken lassen und bei persönlichen Gesprächen und gemeinsamen Lachen, haben wir das Jahr noch einmal Revue passieren und den Tag dann gemütlich ausklingen lassen.

Denn für uns gehört beides zusammen: gemeinsam lernen und gerne miteinander arbeiten. Damit Sie sich auch in einer Welt, die sich immer schneller verändert, bei uns gut aufgehoben fühlen.